Une des questions les plus pratiques que posent les familles, une fois qu'elles décident d'homologuer un mandat, est tout simplement : qu'est-ce que je dois rassembler ? Connaître les documents à l'avance fait gagner des semaines. Voici la liste complète, regroupée pour que vous puissiez avancer une pile à la fois.
La réponse brève
Pour homologuer un mandat de protection au Québec, vous aurez besoin de quatre éléments essentiels : le mandat signé lui-même, un rapport médical, un rapport d'évaluation psychosociale, et une preuve d'identité pour votre proche et pour le mandataire. Autour de ces éléments, le notaire demandera des documents à l'appui sur la situation et les biens de votre proche. Rien d'exotique. La plupart sont des documents que votre famille possède déjà, en plus des deux rapports professionnels qui doivent être commandés.
Les quatre documents essentiels
1. Le mandat de protection original
C'est le document que votre proche a signé pour nommer la personne qui doit agir pour lui. S'il a été fait devant notaire, le notaire en conserve l'original et il est inscrit à la Chambre des notaires. S'il s'agissait d'un mandat sous seing privé fait devant deux témoins, il vous faut la copie originale signée, pas une photocopie. Si vous ne le trouvez pas, un notaire peut consulter les registres de la Chambre des notaires et du Barreau du Québec pour confirmer s'il en existe un et où.
2. Le rapport médical
Un médecin examine votre proche et rédige un rapport sur son état et sa capacité à prendre soin de lui-même et à gérer ses biens. Un médecin de famille qui le connaît déjà peut souvent le compléter lors d'une visite couverte par la RAMQ. Sinon, la famille organise une évaluation gériatrique ou psychiatrique privée.
3. Le rapport d'évaluation psychosociale
Une travailleuse sociale (membre de l'OTSTCFQ) évalue le fonctionnement de votre proche au quotidien et rédige un rapport pour le tribunal. C'est le rapport que je prépare pour les familles. Il porte sur le jugement, l'autonomie, la gestion de l'argent et des soins personnels, les volontés de votre proche, et le soutien autour de lui. Le rapport médical et celui-ci sont commandés spécifiquement pour le dossier, ce sont donc généralement les deux éléments qui donnent le rythme à tout le reste. Vous pouvez lire à quoi s'attendre lors d'une évaluation psychosociale pour voir comment celui-ci est produit.
4. Les pièces d'identité
Le notaire aura besoin de pièces d'identité gouvernementales pour votre proche et pour le mandataire, et souvent pour d'autres membres de la famille proche qui sont avisés. La carte d'assurance maladie, le permis de conduire et le passeport sont les documents habituels.
Les deux rapports sont le goulot d'étranglement. Le mandat et les pièces d'identité sont des choses que vous pouvez généralement rassembler en un après-midi. Les rapports médical et psychosocial doivent être réservés, réalisés et rédigés, et c'est là que se passe la plus grande partie de l'attente. Les commencer tôt est le meilleur moyen de garder votre dossier en mouvement.
Les documents à l'appui que le notaire demandera probablement
Au-delà des quatre essentiels, le notaire qui prépare votre demande demande généralement des documents qui établissent la situation de votre proche et ce qui doit être géré :
- Une preuve de l'adresse actuelle de votre proche et de son lieu de vie (domicile, résidence ou établissement de soins).
- Une liste des membres de la famille proche et leurs coordonnées, puisqu'ils sont avisés et peuvent être invités à donner leur avis.
- Un aperçu des biens et des finances : comptes bancaires, titres de propriété, relevés de placements, pensions et dettes importantes. Cela aide à définir l'étendue de ce que le mandataire gérera.
- Tout document juridique existant, comme un testament ou une procuration, qui touche aux affaires de votre proche.
- Les certificats de naissance ou de mariage si le notaire doit confirmer des liens de parenté.
Votre notaire vous remettra sa propre liste précise. Elle varie un peu selon la complexité du patrimoine.
Si des documents sont dans une autre langue
Si des documents importants sont dans une langue autre que le français ou l'anglais, le tribunal peut exiger une traduction assermentée. Signalez-le tôt à votre notaire, car les traductions prennent du temps et ajoutent au coût.
Une façon simple de s'organiser
J'ai préparé une liste de vérification gratuite et imprimable que les familles utilisent pour tout rassembler en une seule fois. Elle fonctionne autant pour l'homologation d'un mandat que pour la tutelle, et elle énumère les questions qui vous seront posées en cours de route, pour que rien ne vous surprenne.
Où je me situe
Deux des quatre essentiels sont des rapports professionnels, et l'évaluation psychosociale est celui que je prépare. Je travaille en privé à Montréal et dans l'Ouest-de-l'Île, en français et en anglais, pour que les familles évitent les longs délais des CLSC qui retiennent tant de dossiers. Si vous voulez comprendre comment tout le processus s'imbrique, commencez par le guide étape par étape pour homologuer un mandat, puis réservez une consultation gratuite quand vous serez prêt.